Würde man ein Brainstorming zum Thema „Social Media-Tools“ durchführen und alle Ideen an einem Smartboard sammeln, suchte man sicher eine Assoziation vergeblich: Hawaii. Und das obwohl die hawaiianische Übersetzung von „schnell“ eines der ersten Social Media-Tools unserer Zeit beschreibt – das Wiki. Doch trotz des hohen Bekanntheitsgrades der Lösungen – nicht zuletzt dank der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia - wird deren Einsatz in Unternehmen noch immer kritisch beäugt. Grund genug für uns, das Thema aufzugreifen, und die Vorteile sowie Nachteile noch mal zu beleuchten.

Was ist ein Wiki?

Wikis sind Webseiten, auf denen Personen online Zugriff gewährt und die Möglichkeit geboten wird, neue Inhalte einzufügen, beziehungsweise bestehende Informationen zu bearbeiten. Das Oxford English Dictionary definiert den Begriff dabei wie folgt: “A wiki is a website  that allows the easy creation and editing of any number of interlinked web pages via a web browser using a simplified markup language or a text editor.” Informationen, Dokumente, Links, Grafiken, Bilder etc. lassen sich so unkompliziert sammeln, austauschen und vor allem im gemeinsamen Verbund bearbeiten.

Einsatzmöglichkeiten und Benefit

Geringe Kosten und hohe Flexibilität sind Kriterien die bei Unternehmen Tür und Tor öffnen: Ein Potenzial, welches Web 2.0-Tools wie Wikis bieten. Durch ihren Einsatz kann ein umfangreiches Wissensmanagement betrieben und das Know-How der Mitarbeiter gesammelt werden. So können Kollegen auf Sachkenntnisse zugreifen und eigene Erfahrungswerte einbringen. Durch diese Bündelung der Kompetenzen kann ein umfangreicher Wissenskatalog erarbeitet, jederzeit zur Hand genommen und aufgegriffen werden. Besonders interessant für Unternehmen aller Art ist hier vor allem die Sicherung und der weitere Zugriff auf das Wissen von Mitarbeitern, selbst wenn diese das Unternehmen längst verlassen haben.

Im Web sind alle gleich

Um internes Wissen aller Personen anzapfen und aufnehmen zu können, ist es wichtig, Abstand von personellen Priorisierung zu nehmen: Ganz im Sinne des Social Webs sollte auch hier eine Kommunikation auf Augenhöhe stattfinden, wodurch die Hemmschwelle der Mitarbeiter, ihr Wissen zu teilen, gemindert wird und Transparenz erhalten bleibt. Eine klare Staffelung zwischen Vorgesetzten und Angestellten kann dazu führen, dass kein Dialog entsteht und dadurch wichtiges Know-how verloren geht.

Wikis ermöglichen ein unkompliziertes gemeinsames Arbeiten und können die Zusammenarbeit untereinander klar verbessern. Kollegen erhalten die Möglichkeit, barrierefrei und zeitgleich an Projekten oder Dokumenten zu arbeiten und sich jederzeit über den aktuellen IST-Stand auf dem Laufenden zu halten. Auf Wunsch können hier sogar Kunden oder Partner ins Boot geholt werden und durch die Freischaltung einzelner Themenbereiche informiert und zur aktiven Mitarbeit aufgerufen werden.

Kritische Stimmen

Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt. Auch Wikis beinhalten kritische Faktoren. Durch die Integration eines Wikis entsteht ein weiteres Tool auf der Agenda der Mitarbeiter oder Kunden, das die ohnehin begrenzten zeitlichen Ressourcen zusätzlich beansprucht. Um Nutzer dennoch zu bewegen, einen Teil ihrer Arbeitszeit zu investieren, muss der klare Nutzen des Tools vor Augen geführt werden: Durch ein gutes, aktuell geführtes Wiki können zu späteren Zeitpunkten wichtige Erfahrungswerte von Kollegen aufgegriffen werden und so Zeit gespart werden.

Wichtig ist vor allem ein Umdenken bei den Mitarbeitern: Die Weitergabe von eigenständig erarbeitetem Wissen darf nicht als persönlicher Nachteil oder Verlust verstanden werden. Vielmehr kann ein gut gefütterter Wissens-Pool großen Nutzen für alle bedeuten. Ohne entsprechende Pflege der Portale besteht jedoch das Risiko des Informationschaos. Aus diesem Grund ist eine kontinuierliche Arbeit unabdingbar – im Idealfall mit dafür abgestellten Administratoren.

Tipps & Tricks

• Eine gute und umfangreiche Einführung in die Plattform ist wichtig für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und anderen Nutzern.
• Kategorisierung durch sinnvolles Tagging ist die Grundvoraussetzung, dass Wissen schnell gefunden wird.
• Der digitale „Papierkram“ stellt zu Beginn zusätzliche Arbeit dar und sollte am besten in Verbindung mit neuen Projekten aufgegriffen werden.
• Kontinuierliche, tägliche Pflege ist nötig, denn  monatliches, vierteljährliches oder gar jährliches Scanning der Beiträge bedeutet nicht nur einen immensen Arbeitsaufwand, sondern kann im schwerwiegendsten Fall zu Chaos und Informationsverlust führen.
• Das Wiki sollte auch zur Sammlung projektbezogener Arbeiten und Daten dienen, um das Potenzial voll auszuschöpfen.
• Diskussion verbessert die Qualität, weshalb Wikis auch als Austauschplattform genutzt werden müssen. Auch virtuelle Brainstormings ohne zeitliche oder geografische Barrieren sind möglich.
• Wikis können auch als interne Linksammlung bzw. Bookmarking-Dienst eingesetzt werden, um auch unternehmensfremde Informationen festzuhalten.

Fazit

Die angesprochenen Hürden relativieren natürlich die anfangs beschriebenen Vorteile, aber ohne Fleiß gibt es auch im Social Web keinen Preis. Wer möchte, dass alle Mitarbeiter den Umgang mit dem Wiki erlernen und auch von den Resultaten profitieren, muss den Benefit intern klar kommunizieren. Wie alle Web 2.0-Tools stellt natürlich auch das Wiki kein Muss für Unternehmen dar. Ein gut strukturierter Einsatz kann aber ein Vorteil bei der täglichen Arbeit bedeuten.